50歳で始めた通訳訓練

通訳者のブログ。会社員からフリーランス通訳者に転身。以下のユーザー名をクリックするとプロフィール表示に進みます。

2019-06-02 エージェントへのお願い(事務連絡など)

通訳エージェントへのお願いです。といっても事務連絡の具体的な細かい点について。

このブログを読んでくださっている中には通訳エージェントで仕事をしている人もいらっしゃるだろうと思って書いてみます。

通訳エージェントと通訳者との間のやりとりはかなり頻発します。年間のメールの交換を合計すると驚くほどの数になっているはずです。私の場合仕事を始めた2014年から現在までのメールの総数は8,500通でした(送信・受信の合計)。年間の平日を 240日とすると1日平均7通。送受信が1:1だとすると1日3.5通を受け取り、それぞれに返信していることになります(「はい、承知しました」という短いものも多い)。


これだけの数のやりとりがありますから、1通あたりの効率を向上できればお互いの生産性を向上できるだろうと思います。

  1. メールを読む環境はいろいろ。
    エージェントの方はおそらく卓上の大きな画面でメールを読み書きしています。通訳者は移動中や業務の空き時間に読むのでスマートフォン等携帯端末を使うことが多い。大画面と小画面とでは1画面で示す情報量が違います。小さな画面でも重要な点が読み取りやすいように想像力を働かせることは良い結果につながるでしょう。

    表題にはまず業務日付と業務件名を入れるとわかりやすいですね。
    「あ、□月△日の※※の件ね」
    とすぐに反応できます。メールクライアントの設定で Re:… Re:… Re:…と延々と長くなった表題には少々がっかりします。表題に「ご連絡」と書く必要はないですね。メールは連絡のために送るのですから。

    そして年月の表記も統一すると検索しやすい。6月2日と 6/2 と 6/02 では検索語が違います。少なくとも「このエージェントは必ずこの形式で表記する」というのがわかっていると安心です。
  2. 業務依頼書(指示書・連絡票)も使う立場で考えると改善の余地が多くあります。

    通訳者がこれを読む場面を想像すると内容や様式が決まってくると思います。出かける前に、あるいは現場に近づいて
    「さて、△△ビルだったはず」
    「地下鉄のどの出口だったっけ」
    「何階だったかな」
    といったことに答えてくれる紙面だととても助かります。それも上から下、左から右に自然な順序で。某大手エージェントはこの配置が素晴らしくて感心しました。日付→集合時刻→場所(付近のランドマーク含め)→客先担当者→開始時刻→内容。
  3. 意外と得られない情報が服装と食事です。会議と聞いていたが実は工場内立入もあったこともありますし、念のため食事を持ち込んだら顧客が用意していてくれたこともあります。連絡票にチェック欄を作っているエージェントがあり、
    「なかなかわかってますね…」
    とありがたく思います。


汁なしの米の麺に豚肉と揚げ春巻。人気の一皿。

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